# Workflow Mapping

> Mapează fluxurile manuale înainte de automatizare sau decizii de build. Versiunea 1.0 documentează cum capturează InfoWebPlus starea actuală, actorii, sistemele, punctele de durere și fluxul țintă, ca următorul pas să fie dovadă, nu presupuneri.

## When to use

Folosește acest framework când o echipă vrea să automatizeze, să cumpere SaaS sau să construiască software custom, but procesul real încă trăiește în inbox-uri, foi de calcul și handoff-uri verbale. Dacă nimeni nu poate desena fluxul pe un whiteboard, nu ești gata de scope.

## 1. Starea actuală

Documentează fluxul așa cum rulează azi, nu diagrama din onboarding de acum trei ani. Pornește de la un exemplu real finalizat în ultimele 30 de zile.

Listează fiecare pas în ordine. Notează unde așteaptă munca, unde se reintroduc date și unde un om decide fără ca sistemul să înregistreze.

Rezultat: listă numerotată cu intrări, ieșiri și timp mediu per pas (intervalele sunt ok).

## 2. Actori

Denumește roluri, nu doar funcții. O persoană poate fi „operations lead” pe hârtie dar „singura care știe macro-ul Excel” în practică.

Pentru fiecare pas, notează cine inițiază, cine aprobă, cine repară erori și cine răspunde când clientul se plânge.

Marchează single points of failure: dacă persoana lipsește, fluxul se oprește?

## 3. Sisteme

Inventariază fiecare tool care atinge fluxul: CRM, PMS, contabilitate, WhatsApp, drive-uri partajate, formulare pe hârtie, inbox-uri personale.

Marchează sisteme oficiale vs shadow. Tool-urile shadow (foi personale, chat-uri paralele) dețin adesea adevărul, ignorarea lor produce integrări eșuate.

Notează integrări reale vs copy-paste. „Export CSV în fiecare vineri” e o integrare cu cost operațional.

## 4. Puncte de durere

Separă simptomele de cauze. „Prea lent” e simptom; „aprobarea e pe email fără SLA” e cauză pe care o poți proiecta.

Scor impact: venit amânat, risc compliance, overtime, churn. Scor frecvență: zilnic, săptămânal, sezonier.

Prioritizează top 3 dureri care ar durea și dacă cumperi SaaS-ul la modă mâine.

## 5. Flux țintă

Descrie fluxul după mapping, nu după cumpărarea software-ului. Ce se automatizează vs ce rămâne uman? Unde se introduce fiecare dată o singură dată?

Define non-negociabile: audit trail, multilingv, fallback offline, retenție GDPR, praguri de aprobare.

Oprește-te înainte de selecția tool-ului. Fluxul țintă e contractul pentru discovery; furnizorii și estimările se mapează după.

## Checklist

- Un exemplu real finalizat în ultimele 30 de zile
- Pași numerotați cu intrări, ieșiri și timpi de așteptare
- Actori per pas cu responsabilitate
- Sisteme oficiale și shadow listate
- Top 3 puncte de durere după impact × frecvență
- Flux țintă fără nume de vendor

## FAQ

### Cât durează Workflow Mapping?

Pentru un flux critic, un workshop focalizat plus interviuri durează de obicei 3–5 zile lucrătoare. Operațiuni mari pot necesita două săptămâni. Livrabilul e o hartă scrisă, nu doar slide-uri.

### E același lucru cu re-ingineria de procese?

Nu. Workflow Mapping e mai ușor și orientat pe decizii. Scopul e claritate suficientă pentru a alege între automatizare, integrare, SaaS sau build, fără un program de transformare de șase luni.

### Cine trebuie să fie în sală pentru Workflow Mapping?

Persoana care chiar face munca, nu doar managerul ei. Avem nevoie de cine știe unde trăiește soluția improvizată sau în ce chat se ia decizia reală. O sesiune focalizată cu cele două sau trei persoane potrivite bate una mai lungă cu cinci persoane greșite.