Workflow Mapping
Mapea flujos manuales antes de automatizar o construir. La versión 1.0 documenta cómo InfoWebPlus captura estado actual, actores, sistemas, puntos de dolor y flujo objetivo—para que el siguiente paso sea evidencia, no suposiciones.
When to use
Usa este framework cuando un equipo quiere automatizar, comprar SaaS o construir software a medida—pero el proceso real sigue en bandejas de entrada, hojas de cálculo y handoffs verbales. Si nadie puede dibujar el flujo en una pizarra, no estás listo para definir alcance.
1. Estado actual
Documenta el flujo tal como se ejecuta hoy—no el diagrama del onboarding de hace tres años. Empieza por un ejemplo real completado en los últimos 30 días.
Lista cada paso en orden. Marca dónde el trabajo espera, dónde se reescriben datos y dónde un humano decide sin que el sistema lo registre.
Resultado: lista numerada con entradas, salidas y tiempo medio por paso (rangos válidos).
2. Actores
Nombra roles, no solo cargos. Una persona puede ser “jefe de operaciones” en el organigrama pero “la única que conoce la macro de Excel” en la práctica.
Por cada paso, registra quién inicia, quién aprueba, quién corrige errores y quién responde ante el cliente.
Marca puntos únicos de fallo: si esa persona falta, ¿se detiene el flujo?
3. Sistemas
Inventaria cada herramienta que toca el flujo: CRM, PMS, contabilidad, WhatsApp, drives compartidos, formularios en papel, inboxes personales.
Marca sistemas oficiales vs sombra. Las herramientas sombra (hojas personales, chats paralelos) suelen tener la verdad—ignorarlas produce integraciones fallidas.
Anota integraciones reales vs copiar-pegar. “Exportamos CSV cada viernes” es una integración con coste operativo.
4. Puntos de dolor
Separa síntomas de causas. “Muy lento” es síntoma; “la aprobación ocurre por email sin SLA” es causa diseñable.
Puntúa impacto: ingresos retrasados, riesgo compliance, horas extra, churn. Puntúa frecuencia: diaria, semanal, estacional.
Prioriza los tres dolores que seguirían duele aunque compres el SaaS de moda mañana.
5. Flujo objetivo
Describe el flujo tras el mapeo—no tras comprar software. ¿Qué debe automatizarse y qué debe seguir humano? ¿Dónde se introduce cada dato una sola vez?
Define no negociables: trazabilidad, multilingüe, fallback offline, retención GDPR, umbrales de aprobación.
Para antes de elegir herramienta. El flujo objetivo es el contrato de discovery; proveedores y estimaciones se alinean después.
Sign-off checklist
- Un ejemplo real completado en los últimos 30 días
- Pasos numerados con entradas, salidas y tiempos de espera
- Actores por paso con responsabilidad
- Sistemas oficiales y sombra listados
- Top tres dolores por impacto × frecuencia
- Flujo objetivo sin nombrar proveedor
¿Cuánto tarda Workflow Mapping?
Para un flujo crítico, un taller enfocado más entrevistas suele tomar 3–5 días laborables. Operaciones grandes pueden necesitar dos semanas. El entregable es un mapa escrito, no solo diapositivas.
¿Es lo mismo que reingeniería de procesos?
No. Workflow Mapping es más ligero y orientado a decisiones. El objetivo es claridad suficiente para elegir entre automatizar, integrar, comprar SaaS o construir—sin un programa de transformación de seis meses.
Map before you build
Workflow Mapping is how we start engagements where automation or custom software is on the table.